I ÜLDOSA

1. Järva Maavalitsuse Kantselei (edaspidi kantselei) on maavalitsuse struktuuriüksus, kes korraldab maavalitsuse asjaajamist, infosüsteemialast tööd, õigusalast tööd, personalitööd ja koolitust ning siseauditi alast tööd, maavanema ja maavalitsuse tegevuse avalikustamist, töökorralduse ja sisejärelevalve küsimusi ja teenindab maavalitsuse omandireformikomisjoni ja maakonna valimiskomisjoni.
2. Kantselei juhindub oma töös "Vabariigi Valitsuse seadusest" ja teistest õigusaktidest, mis panevad maavalitsusele ülesandeid kantselei korralduses olevates küsimustes, maavanema korraldustest ja käesolevast põhimäärusest.
3. Kantselei kulud kaetakse maavalitsusele riigieelarvest eraldatud rahalistest vahenditest.
4. Vastavalt "Vabariigi Valitsuse seadusele" juhib kantselei tööd maasekretär, kelle nimetab ametisse maavanem, ära kuulanud riigisekretäri arvamuse. Kantselei on aruandekohustuslik maavanema ees. Kantselei põhimääruse, struktuuri ja koosseisu ning vastavad muudatused kinnitab maavanem oma korraldusega.
5. Kantseleil on sõõrikujuline (sõõri läbimõõt 35 millimeetrit) pitser, mille keskel on sõna "Kantselei" ja sõõri ülemist äärt mööda on sõnad "Järva Maavalitsus".
6. Kantselei koosseisu kuulub sekretariaat.

II ÜLESANDED

Kantselei põhiülesanneteks on maavalitsuse täpse, õigeaegse ja õiguspärase asjaajamise tagamine, õigusalase teenindamise, personalitöö, infosüsteemialase töö, töökorralduse ja sisejärelevalve korraldamine.

Kantselei ülesannateks maavalitsuse asjaajamise korraldamisel on:

• saabuva korrespondentsi vastuvõtmine ja töötlemine; kodanike vastuvõtu korraldamine;
• maavalitsuse dokumendiregistri pidamine;
• kodanike vastuvõtu korraldamine;
• informatsiooni õigeaegne ja täpne edastamine maavanemale, infovahetus maavalitsuse osakondadega, valla- ja linnavalitsustega;
• maavanema töö planeerimine koostöös maavalitsuse osakondadega;
• maavalitsuse nõupidamiste korraldamine;
• koostöö korraldamine valla- ja linnavalitsustega ning maakonnas asuvate riigiasutustega;
• maavalitsuse arhiivi pidamine;
• maavanema vastuvõttude, visiitide, kohtumiste kooskõlastamine ja ettevalmistamise korraldamine;
• maavanema ja maavalitsuse ametnike avalikkusega suhete korraldamine, maavalitsuse tööst informatsiooni edastamine infoagentuuridele, ajalehtedele ja kohalikule raadiole.

Kantselei ülesanneteks õigusalase teenindamise korraldamisel on:

• maavanema korralduste seadustele vastavuse kindlustamine ja teatavaks tegemine;
• maavalitsuse nimel sõlmitavate lepingute projektide läbivaatamine, vajadusel nende väljatöötamine;
• maavalitsuse asjaajamiskorra ja sisekorraeeskirjade väljatöötamine, teiste maavalitsuse sisetööks vajalike normdokumentide väljatöötamise korraldamine;
• järelevalve teostamine kohalike omavalitsuste üksikaktide seaduslikkuse üle ja vajalike ettepanekute tegemine;
• maavalitsuse osakondade ja maavanema konsulteerimine õigusalastes küsimustes;
• maavalitsuse esindamine kohtus;
• arvamuste ja kooskõlastuste andmine õigusaktide eelnõude kohta.

Kantselei ülesanneteks personalitöö korraldamisel on:

• personalialaste korralduste, teenistuslehtede ning töölepingute ettevalmistamine ja arvestuse pidamine;
• personalitööga seotud organisatsiooniliste dokumentide, nagu põhimääruste, palgajuhendi, atesteerimisnõuete ja ametijuhendite väljatöötamise koordineerimine ja metoodiline juhendamine;
• teenistujate perioodilise atesteerimise ja iga-aastaste vestluste koordineerimine ning metoodiline juhendamine, ametnike atesteerimislehtede pidamine, maavalitsuse konkursi- ja atesteerimiskonisjoni teenindamine;
• maavalitsuse teenistujate koolitusvajaduse analüüsimine, koolitusplaani ja -eelarve koostamine, teenistujate koolituse ning koolituskulude üle arvestuse pidamine ja hinnangu andmine koolitustasemele; koostöö tegemine koolitusasutustega, koolitusalase info hankimine ja edastamine teenistujatele ning maavalitsuse koolitusürituste korraldamine;
• Järvamaa teenetemedali, teenetemärgi ja tänukirjaga autasustamise küsimuste lahendamine; Järvamaa Vapimärgi nõukogu teenindamine;
• maavanema ülesandel teenistusliku järelevalve teostamiseks vajalike materjalide ja seletuste kogumine akti andmise või toimingu sooritamise asjaolude väljaselgitamiseks;
• maakonna sümboolika ja meenetega seonduva tegevuse korraldamine ning arvestuse pidamine.

Kantselei ülesanneteks infosüsteemialase töö korraldamisel on:

• maavalitsuse infosüsteemi arendamine ja funktsioneerimise kindlustamine;
• riiklike põhiregistrite maakonnatasandi tööde ja maakondlike andmekogude väljaarendamise ja pidamise koordineerimine vastavalt sõlmitud lepingutele;
• riiklike infotehnoloogiaprojektide maakonnatasandi koordineerimine;
• osalemine maakonna valitsus- ja omavalitsusasutuste infosüsteemide ja andmehalduse loomises ja korraldamises;
• osalemine informaatikaalaste seadusandlike aktide loomises;
• maavalitsuse ja maakonna infotehnoloogia arengukavade koostamise koordineerimine;
• kasutajatoe olemasolu ja toimimise tagamine maavalitsuses;
• andmeturbe korraldamine maavalitsuses;
• kasutatava tarkvara litsentseerituse tagamine.

Oma põhiülesannete kõrval kantselei:

• täidab maavanema korraldusel teisi ülesandeid, mis ei ole nimetatud põhimääruses;
• vajadusel nõustab oma ülesandeid puudutavates küsimustes kohalikke omavalitsusi ja hallatavaid riigiasutusi.

III ÕIGUSED

Kantselei temale pandud ülesannete täitmiseks:

• annab maavalitsuse osakondadele oma pädevuses olevates küsimustes juhiseid;
• saab maavalitsuse osakondadelt ja omavalitsustelt tööks vajalikku teavet;
• teeb ettepanekuid maavanemale maavalitsuse struktuuri ja koosseisude muutmiseks;
• moodustab maavanema ülesandel töös tekkinud küsimuste lahendamiseks komisjone ja nõukogusid;
• kontrollib seaduses ettenähtud korras maavanema ülesandel kohalike omavalitsuste aktide seaduslikkust ja teeb vajalikke ettepanekuid; sooritab muid oma ülesannete täitmiseks vajalikke toiminguid;
• kantselei vastutab asjaajamise korrektse ja asjaliku organiseerimise ning seaduslikkuse eest.

IV KANTSELEI JUHI ALLUVUS, KOHUSTUSED, ÕIGUSED JA VASTUTUS

Maasekretär allub maavanemale. Maasekretäri äraolekul asendab teda jurist, kelle äraolekul asendab maasekretäri maavanema poolt määratud ametnik. Maasekretäri asendamine vormistatakse maavanema korraldusega.

Maasekretär:

• juhib maavalitsuse kantselei tööd;
• esitab maavanemale ettepanekuid maavalitsuse kantselei struktuuri ja töökorralduse kohta;
• teeb ettepanekuid kantselei töötajatele ergutuste kohaldamiseks ja distsiplinaarkaristuste määramiseks;
• hoiab maavalitsuse riigivapi kujutisega pitserit;
• täidab muid talle seaduse või teiste õigusaktidega pandud ülesandeid.

V SEKRETARIAAT

Sekretariaat on maavalitsuse kantselei struktuuriüksus, kelle ülesandeks on maavalitsuse asjaajamise korraldamine. Sekretariaati juhib juhataja, kes allub maasekretärile.

Sekretariaadi ülesanneteks on:

• dokumentide vastuvõtmine, registreerimine, jaotamine, paljundamine ja täitjatele edastamine, samuti dokumentide koostamine, kooskõlastamise ja allakirjutamise korraldamine;
• väljasaadetavate dokumentide vormistamine ja väljasaatmine;
• dokumentide õigeaegse täitmise kontrollimine;
• dokumentide säilitamise, kasutamise ja hävitamise tagamine asjaajamises;
• dokumendiplankide hoidmine ning kontroll nende kasutamise üle;
• asjaajamise üleandmise korraldamine ametnike teenistusest vabastamisel või teenistussuhete peatumise korral;
• asjaajamise korraldamise juhendamine maavalitsuse osakondades;
• infolaua töö korraldamine;
• maavalitsuse arhiivi korrastamine ja säilitamine.

Virve Toode
Maasekretär